cтудия Гульнары Эмирали

Секреты о Чек-Листах

Давно грозилась написать этот пост… Время пришло!

Думаю, Вы согласитесь, что чек-листы призваны помогать нам повышать нашу результативность. При этом, в некоторых комментариях на мой предыдущий пост по этой теме народ упоминал о дискомфорте от «давления» со стороны списков дел. Да, когда-то я тоже страдала от ощущения, что стала рабой своих списков…
Но мы ведь с Вами понимаем, что дело не в списках! Дело только в том, как мы с ними работаем и как мы к ним относимся.
В этой статье я готова поделиться своими секретами их использования.
Чек-листы мне помогают:
  • упорядочивать мысли с голове
  • структурировать дела по категориям
  • планировать свою нагрузку на год, квартал, месяц, неделю, день
  • концентрироваться на приоритетах
  • очень быстро ориентироваться в изменившихся условиях и рационально использовать высвободившееся по каким-либо причинам время
Что же? Перейдем к секретам?
Секрет №1: Я люблю чек-листы!
А то, что люблю, что мне нравится – на это я нахожу время. Поэтому, в моем арсенале огромное количество разнообразных форм, форматов списков под разные цели. И в зависимости от задач, проектов, даже настроения – я использую разные.
Расскажу об одной форме, наиболее часто используемой. Те из Вас, кто принимал участие в моих тренингах по тайм-менеджменту или личной эффективности слышали о ней. Я обнаружила ее на сайте Глеба Архангельского и использую для планирования дел на неделю. Эта форма на одном листе А4 включает в себя три простых раздела:
  1. Регулярные дела
  2. Жесткие дела
  3. Мягкие дела
Регулярные: это таблица из списка обязательных к исполнению ежедневных дел и рядом колонки с днями недели. Великолепный инструмент с точки зрения само-контроля! Я уже где-то писала, что порой, увлекшись делами, забываю даже поесть, что не есть хорошо. Что уж говорить про прием витаминов!
Этот список ежедневных дел состоит из 7-9 пунктов. Сюда включено все то, что я обязательно делаю каждый день.
При этом, содержание списка в моей таблице часто меняется. Сие зависит от того, над чем работаю. Был период, когда вводила в привычку ежедневные занятия йогой, потом организовала для себя проект по «разгребу завалов в компе», потом был проект по расчистке от кучи рассылок в почте и структурировании всей информации. Когда работала в офисе, то был такой пункт, как ежедневная сверка планов с персоналом. Когда такой вот листочек (один!) находится всегда в поле зрения – мне проще саму себя контролировать и структурировать.
Жестких дел обычно немного. Во всяком случае у меня. Здесь фиксируются дата и время встреч с другими людьми. Сюда же относятся и запланированные на определенное время звонки по телефону, созвоны с клиентами в скайпе. Максимум 10 пунктов в неделю.
А вот третий раздел — мягкие дела — у меня занимает почти 2/3 страницы. Мягкими они  называются потому, что определение времени для их реализации полностью контролируется мной. Жесткой привязки ко времени у них нет: я сама определяю, когда какой пункт из этого списка будет выполнен.
В конце каждой недели я начинаю набрасывать мелким почерком в несколько колонок все то, что имеет смысл сделать на неделе последующей. У меня помещается от 50 до 90 пунктов. Я их в этом списке не структурирую, не систематизирую: здесь есть и личные, и профессиональные задачи. Этот список становится основой для ежедневного планирования – моих ежедневных to-do lists.
У этого списка есть еще одна функция: если что-то в течение дня пошло не так – отменилась встреча, к примеру, и появился зазор по времени – мне хватает нескольких секунд для того, чтобы принять решение о том, чем займусь в освободившийся период времени.
Секрет №2: Чек-листы служат мне, а не я им.
Да, списки дел – наши помощники, а не хозяева! Поэтому, напоминалки использую лишь в крайних случаях. Только в отношении жестких дел. Сам факт записывания, а потом последовательного выделения маркером того, что уже сделала, является отличным организующим меня инструментом. Поэтому, доканывать себя еще и какими-то звуковыми уведомлениями из оутлука или каких-либо других программ не собираюсь. Наверное, по большей части это происходит из-за трех причин:
  1. «личную неприязнь испытываю» к любым формам внешнего контроля
  2. для меня утверждение о том, что время – это ограниченный ресурс, является непродуктивным стереотипом, нагнетающим стресс и приводящим к снижению работоспособности
  3. научилась доверять себе и быть гибкой в плане выбора задач и определения нагрузки на день
Я очень хорошо помню ситуацию, когда ближе к обеду почему-то решила переиграть все планы на день и все-таки поехать в налоговую. Нужно было решить там кое-какие вопросы с тех.поддержкой. На самом деле, я планировала этим заняться в другой день и даже примерно рассчитала время, которое затрачу на эту задачу. Что же произошло в результате изменения планов?
Я доехала в разы быстрее – почему-то на всех перекрестках мне горел зеленый свет. Пробок нигде не наблюдалось, что тоже оказалось приятной неожиданностью. Самое удивительное, что мне удалось все разрулить очень быстро, буквально за считанные минуты, т.к. я оказалась единственной в очереди на момент приезда! После моего прихода, собралась куча людей с вопросами, а технарь, решив вопрос со мной, остальных спокойно «отфутболил», закрыл дверь на ключ и ушел реагировать на запрос начальства. Я же потратила на эту задачу в несколько раз меньше времени, чем изначально планировала.
Секрет №3: Максимальное время планирования — 60%!
Кажется, это правило из того же Глеба Архангельского.
Я всегда оставляю резервное время в течение дня. Так было и тогда, когда работала в офисе, и сейчас, когда, по факту, я фрилансер.
Секрет №4: Я использую чек-листы для анализа своей эффективности. 
У Вас бывает такое, что какое-то дело плавно переходит из списка в список? У меня такое иногда случается. Об одном таком деле я написала в посте «Когда Само-Коучинг не поможет?». Сейчас просто зафиксирую основную идею этого секрета. Как только «откладывающаяся» задачка появляется в to-do list, для меня это сигнал, что нужно что-то пересмотреть. По поводу любой задачи можно принять три простых решения:
  1. определиться, когда она будет выполнена (дата, время)
  2. определиться, когда к ней возвращаемся и вносим в список дел (бывают ситуацию, когда вопрос не горит, либо его решение зависит от каких-то других факторов, людей, которых, к примеру, сейчас просто нет в городе)
  3. вычеркнуть этот пункт из списка!
Если, приняв решение согласно пункту 1, я продолжаю чувствовать сопротивление, то сажусь и делаю сессию на отработку сопротивления по этому вопросу, используя Седона Метод. Кстати, тот пример со спонтанной поездкой в налоговую, произошел через пару дней после проработки вопроса. Я ведь порой еще сопротивляюсь своим походам в гос.учреждения 🙂
Наверное, есть что-то еще, что использую уже просто на автомате. Но в целом,  основные моменты осветила.
С какими из моих секретов-правил Вы согласны, а какие вызывают вопросы, сомнения? Каковы Ваши секреты планирования?
Делитесь, задавайте вопросы. Я на связи.

Leave a Reply:





19 comments

Tatyana - 26 февраля 2013 Reply

Читаю комментарий и восхищаюсь вами, ребята!

Вопрос: как отличить сопротивление от интуитивного выстраивания порядка дел? Пример: жутко ни хочу звонить для проянения информации по некоторому вопросу, не звоню. Проходит время, информация приходит "сама", причем в нужном мне объеме.

Отслеживаю у себя сопротивление самой работе с сопротивлением… При этом, получаю огромное удовольствие от сопротивления!

    Гульнара Эмирали - 26 февраля 2013 Reply

    Поделюсь своей практикой. Когда отслеживаю у себя сопротивление, то работаю с ним до состояния, когда чувствую, что уже не цепляет. Согласно Двоскину каждый (!) процесс важно доводить до одного из продуктивных состояний (мужество, принятие или умиротворенность). У меня чаще всего к концу такого процесса возникает ощущение готовности пойти что-то делать. Обычно, это не то, чему был посвящен процесс. Просто становится легко внутри. А по теме процесса, чему сопротивлялась, через какое-то время само по себе все выстраивается: либо идешь и делаешь, либо само все случается, либо вообще этот вопрос с повестки дня уходит как неактуальный и ненужный. 

Yelena - 26 февраля 2013 Reply

Очень люблю и уважаю Архангельского, пользуюсь классификацие дел на жесткие встречи и гибкие задачи, рутины у меня почему-то в голове всегда были чем-то отдельным из флай леди, такая простая мысль что все это можно объединить в одном месте мне не приходила ))) Чек-листы обожаю, они рождаются обычно следующим образом — периодически устраиваю мозговой штурм на тему — чего я вообще хочу (быть, делать, иметь) в жизни, пишу пока не устану, иногда откладываю, возвращаюсь через день или пару, когда список готов и мне кажется полным, достаю такой же список который писала раньше, справниваю.. для меня всегда приятно и удивительно обнаружить в старом списке вещи которые уже сбылись, про мечты о которых я уже забыла и кажется ничего особо не делала для из реализации… Из старого списка перношу вещи которые все еще актуальны, финальный список готов.. Решаю дальше что хочу — must have , а что nice to have. Примерно намечаю сроки реализации обязательных вещей, если это ближайший год, планирую в каком месяце это должно случиться, далее идет планирование по неделям.. Это большие вещи.. В начале месяца уточняю большие дела на месяц, в начале недели  — дела на неделю, и каждый день уже дополняются списки мелких дел.. Приятно в конце недели видеть что большинство планов сбылось. Чек-листы  мне очень помогают, потому что я по натуре очень обязательный человек — если записано, надо сделать 🙂

    Гульнара Эмирали - 26 февраля 2013 Reply

    Елена, спасибо, что поделилась своим опытом. У меня процессы аналогичные. А мозговой штурм, о котором говоришь — великолепное упражнение для ментальной чистки 🙂 Мозги разгружаются великолепно, все сразу встает на свои места.

Tatyana - 25 февраля 2013 Reply

Вот не близко мне планирование, особенно долгосрочное! Я прекрасно понимаю, что цели нужны, важны и необходимы, при этом у меня даже не сопростивление, а то, что это не про меня и не мое…  

Чек-листами активно пользуюсь, правда краткосрочными, люблю их и вижу преимущества. Для меня всегда основным в чек-листах было — возможность "освободить оперативную память". Гульнара позволила увидеть и другие возможности чек-листов. Спасибо!

Отдельное спасибо Александру!  "КНИГА ИСПОЛНЕНИЯ ЖЕЛАНИЙ"  — это для меня!

Елена - 25 февраля 2013 Reply

Неоднократно замечала, что когда начинаю структурировать цели и прописывать простые маленькие действия для ежедневного выполнения – эффективность повышается в разы. Я для себя прописываю на одном листе —  в табличке по вертикали цель и ежедневные действия, выполнение которых привет  к ее реализации, по горизонтали  даты (дни месяца), в случае если действие выполнено ставлю звезду. Попробую в действии чек-листы, о которых пишете Вы, Гульнара

    Гульнара Эмирали - 25 февраля 2013 Reply

    Я за то, чтобы подбирать инструменты под себя. Мне с моим недельным вариантом удобно то, что все на одной странице. 

Александр - 24 февраля 2013 Reply

Один мой друг много путешествовал и всегда носил с собой в рюкзаке тетрадку в твердом переплете. И всем, кто встречался ему по жизни, он предлагал вписать в эту тетрадку самые заветные свои мечты. Без сроков выполнения, без пошаговых планов по достижению цели. Самое удивительное, что после этого у всех всё сбывалось… А на титульном листе было озаглавлено: "КНИГА ИСПОЛНЕНИЯ ЖЕЛАНИЙ".

    Гульнара Эмирали - 24 февраля 2013 Reply

    Яркий пример того, как исполняются наши желания, когда ты к ним легко, без привязок относишься! 🙂 

Александр - 24 февраля 2013 Reply

Есть знаменитый вид чек-листов "10 вещей, которые я хочу сделать, пока не умер" (10 Things To Do Before I Die). Есть даже два культовых фильма на эту тему, которые, наверное, уже все видели: "Достучаться до небес" (Knockin' On Heaven's Door) и "Пока не сыграл в ящик" (даже название соответствующее, The Bucket List). 

Так вот, напротив каждого пункта можно поставить дедлайн: "Сделать немедленно". Великолепный способ привести в порядок все мысли и дела, отсечь всё лишнее и наносное и почувствовать себя живым. Помогает отлично встряхнуться, время от времени.

    Гульнара Эмирали - 24 февраля 2013 Reply

    Оба фильма — классные, согласна. По поводу списков 10 вещей — вариаций тоже много. На западных блогах часто встречала декларацию автора блога по сотне вещей для реализации и там же отмеченные те, которые уже выполнены. Думаю, что такой подход мотивирует автора и вдохновляет его читателей. 

    Я не очень согласна с проставлением дедлайна «Сделать немедленно» напротив каждого пункта… Может быть не совсем правильно поняла идею. Если кругом все поотмечать таким образом, то, скорее всего, включится внутреннее сопротивление. Ведь я же понимаю, что все сразу сделать немедленно невозможно. Я сторонница рационального использования фактора стресса 🙂

      Александр - 24 февраля 2013 Reply

      Вспомнил Гурджиева. Он часто давал самые разные задания и поручения своим ученикам. Часто нереальные для исполнения. И инструктировал: "Сделай это. Или умри." 🙂 Действительно, стресс. Люди иногда не спали по несколько суток, чтобы справиться с поставленной задачей. Но потом возвращались с просветленными лицами.

      Нам умирать не обязательно. )) Ну, по крайней мере, виш-лист с пометкой "сделать сегодня", наверное, освобождает от нехорошего чувства, что жизнь проходит мимо.

        Гульнара Эмирали - 24 февраля 2013 Reply

        Да, каждый выбирает свой вариант для добавления «остроты» ощущений в жизни 🙂

Александр - 24 февраля 2013 Reply

О, да! По поводу РЕАЛЬНЫХ затрат времени, Вы правы! Когда я первый раз проконтролировал, сколько же времени я провожу именно за работой, я был удивлен. За сутки получилось всего часа 4,  хотя я был уверен что не менее 10. Вот с этого момента, я и задался целью оптимизировать свою работу и расход времени.

    Гульнара Эмирали - 24 февраля 2013 Reply

    А вот это, действительно, очень интересный вопрос. Сколько времени нужно, чтобы написать одну заметку на блоге, к примеру? Именно в результате использования наблюдений за своей деятельностью, я выработала свой рецепт: сегодня часок пишу основной текст и… оставляю его. На следующий день вычитываю, добавляю появившиеся идеи, убираю лишнее… Еще час — полтора. На первый взгляд — работа на 2-3 часа. А на практике — почти сутки. Так как внутри продолжает происходить работа и иногда приходится возвращаться вечером к рабочему столу, чтобы на листочках ключевые идеи в качестве «зарубок» для памяти накидывать. Так каковы же реальные затраты времени? Мне кажется, что очень важно, как не недооценить, так и переоценить общее время на задачу.

AlexLosev - 24 февраля 2013 Reply

Для себя я понял, что основные мои проблемы — это слишком большой процент обязательных дел и малый запас времени отведеный на всякие форс-мажоры. Скорее всего, это следствие неправильного планирования дел  в целом, но что с этим делать, я пока не разобрался.  

Для меня бумажные сриски работают плохо. Всяческие программы и гаджеты — намного лучше. Видно сказываются мои технарские наклонности. 

А как вы выходите из положения, когда вам мешают выполнить запланированное? Прежде всего близкие, семья,  друзья? Вопрос не праздный, т.к. иногда трудно объяснить человеку, что если я три раза в час "отвлекусь на минуточку", то эффективность моей работы в этот час стремится к нулю.

    Гульнара Эмирали - 24 февраля 2013 Reply

    Отличный вопрос: что же с этим делать? Это я по-поводу первой части — неправильного планирования. 

    1. Я бы перестала воспринимать свой опыт планирования как неправильный. Существующий способ планирования выполняет определенную функцию. Какую? Смею предположить, эта функция связана с очень высоким уровнем требовательности к себе. Не знаю, чьи ожидания пытаетесь таким образом оправдать. Во всяком случае, инструмент для себя нашли. Все, что мы делаем в этой жизни и все, как мы это делаем — работает на нас. И очень важно сначала понять, какую позитивную функцию выполняет такой формат планирования.

    2. Решение этой подзадачки может быть разным у разных людей. Я сторонница осознанного принятия решений на основе данных и фактов. Именно поэтому, периодически использовала хронометраж. Удивительные озарения приходят, когда перед глазами начинает формироваться картинка РЕАЛЬНЫХ затрат времени на решение той или иной задачи. Подавляющее большинство людей не дают точного ответа на вопрос: сколько времени нужно для решения этого вопроса? Мы очень часто стремимся быть супер-героями, взваливаем на себя огромные объемы работ и не выделяем достачно времени на восстановление. Что происходит потом? Внутри-то все прекрасно осознаем и начинается очередная история внутреннего конфликта, выливающаяся в само-саботаж. В результате, даже самые простые задачи решаются в разы медленне…

    По поводу второго абзаца… Мы все разные. Вы, судя по тексту и опыту взаимодействия с Вами — «цифровик». Я «бумажник». Просто важно знать свои особенности и подстраивать, настраивать инструменты под себя.

    Что делать, когда мешают? Раньше — зверела 🙂 Было ощущение, что если сейчас остановлюсь, то так же как и у Вас, эффективность будет стремиться к нулю. Сейчас для себя определила, что это еще один стереотип в моей голове, который запускает определенные реакции. А так как они неэффетивны, то я «зачистила» это убеждение и жизнь стала легче. И еще, конечно же, помогают договоренности в семье. Пожалуй, одним из самых больших достижений в моей семье стало принятие нормы не заниматься играми под названием «обижалки». У нас каждый может остановить другого, если в этот момент занят. Мне в такие минуты достаточно просто поднять руку и… близкие понимают: я буду с ними, но не сейчас 🙂   

     

Георг - 24 февраля 2013 Reply

Доброе время суток!

 

Очень интересное наблюдение  в секрете №2,  особенно с интуитивным изменением планов, я не раз замечал, что в такие моменты решаются вопросы давно висевшие, но довольно значимые.У меня обычно этому способствует ощущения чувства времени,  все как-то умиротворенно, я никуда не тороплюсь, воспринимаю все с интересом и легкостью, но есть один фактор, это обязательно солнечный теплый день (может просто я южный человек). В такие моменты к делам, еще время на отдых использовать стараюсь; занятие спортом или отдых с семьей на природе. Пока, к сожалению, не получается,  так легко заниматься своими делами независимо от погоды и не только…:(

 

    Гульнара Эмирали - 24 февраля 2013 Reply

    Спасибо за комментарий. Да, как только перестаешь идти на поводу у своей «армии обезьян»  в голове и просто двигаешься по наитию — результаты бывают впечатляющие 🙂 Для меня важно, что нашла инструмент, чтобы таких моментов в жизни стало в разы больше.