cтудия Гульнары Эмирали

Планирование: проектный подход к обычным делам

Планирование… Вроде простая штука, но всегда ли оно эффективно?

неэффективное планирование Вам приходилось «зависать» в бездействии? Вроде есть список дел и ясно, что нужно сделать, но… день прошел, а большая часть пунктов из списка плавно перетекла на завтра.

С чем это связано? Все просто: порой в наш список дел попадают сразу несколько «слонов» — дел, которые включают в себя целый ряд подпунктов.

На бумаге «пункт-слон» выглядит как одна строчка. Всего одна строчка, которая либо не делается, либо никак не заканчивается… Привести примеры? Запросто:

  • Купить подарок подруге
  • Написать отчет
  • Оплатить налоги (это у меня из моих прошлых списков, когда конкретные «зависы» происходили).

Что такое купить подарок значимому человеку? Сколько времени на это нужно?

Здорово, если точно знаешь, что будешь дарить. Тогда, действительно, все просто! Определиться с днем, прикинуть, сколько времени нужно на подход в конкретный магазин и… убедиться, что деньги/карточки при вас!

планирование и список делА если не знаешь? В этом случае, чаще всего происходит аврал! Тянешь до последнего, а потом из последних сил хватаешь последний пункт из списка необходимых вещей, который точно есть в голове друга.

В общем, сплошное разочарование в себе. Хороший друг своего разочарования не покажет, но будет знать, что с Вами тоже можно ТАК поступать. Отношения продолжаются!

А если рассмотреть процесс с подарком как проект?

Знаете, каковы ключевые характеристики любого проекта?

  • Цель или конечный результат
  • Дата начала и… время окончания!
  • И в проектах принято четко определяться с шагами: что, когда, кто и как делает.

Как может выглядеть проект по покупке подарка?

Проект «Купить подарок»

1) Определиться с бюджетом (выделить время на подумать и принять решение). У кого-то это займет несколько секунд, а кто-то полезет в расчеты, чтобы до конца месяца дотянуть. Ситуация у всех разная.

2) Определиться с подарком. Кому достаточно просто выделить время на подумать: составить список возможных вариантов и принять решение. Кому-то до решения захочется пройтись по дополнительным «подпунктам»:

  • Поговорить с именинником
  • Поговорить с кем-то из общего окружения
  • Покопаться в интернете

3) Определиться с тем, где, как и когда будем приобретать подарок. Здесь тоже возможны разговоры, консультации и поиск информации в интернете.

Купить подарок… Так было записано в списке дел?

Пример с подарком – это упрощенный «кейс» или ситуация. Но мы так часто обманываемся, внося в свои планы дела, которые просто нереально решить за один час или даже за весь день! А то, что написано пером… воспринимается нашим мозгом очень серьезно.

В результате обработки «шедевров планирования» мозг испытывает такой перегруз, что просто зависает…

Что имеем в итоге? Классные планы, списки дел и почти тотальное отсутствие результатов в конце дня!

Отчеты или пост на блог…

У кого-то в списке дел – работа с отчетами. Моей формой «отчетов» являются посты на блоге.

Вот как выглядел план проекта «Контакт с читателями блога».

самокоучинг планирование

Если Вы уже читали предыдущий пост, то сегодня видите «закулисье» его рождения и выхода в свет.

До момента перечисленных на картинке шагов был готов черновик для новой статьи — впечатления от презентации Дэвида Кэлли на TED, про самокоучинг и змей. На его основе все и развивалось.

В воскресенье планировала дела на неделю. На понедельник сначала внесла внесла «контакт с читателями» и несколько других пунктов. Потом… разбила «контакт» на шаги и… все остальные пункты из планов на понедельник были вычеркнуты. Вот такое получается реалистичное планирование!

Сколько ушло времени на дела по этому проекту? Начала в 7 утра, закончила уже после обеда. Если быть точной, то ближе к 4-м часам.

Конечно, я отвлекалась. В перерывах готовила завтрак, чуток танцевала, обедала и даже минут 15 просто полежала перед телевизором. Но все получилось и в 16.20 мои подписчики получили письмо с новостями о новой публикации и запланированном вебинаре.

Я не представляю, как бы я справилась, если бы передо мной не лежал список конкретных шагов…

Еще один пример: про налоги

Раз в полгода мне как ИП  приходится выделять время на «разборки» с налогами. Бухгалтер пока не нужен, сама справляюсь. А если возникают вопросы – обращаюсь за консультацией.

Именно планирование, подход к делу с налогами как к проекту помогает мне справиться с нелюбимой задачей.

Как выглядел этот проект под названием «оплатить налоги»?

  • Достать из «хранилища» инструкции и памятки: по расчету налогов и работе с онлайн банком. (Они нужны, чтобы настроиться, вспомнить что к чему.)
  • Созвониться со знакомым бухгалтером (консультация: были ли за последние полгода изменения)
  • Сделать расчеты по налогам и тому, как их «раскидать» в платежках (там свои нюансы, не буду Вас грузить)
  • Оформить платежки на сайте банка (написала себе памятку-инструкцию — ведь занимаюсь этим лишь  раз в полгода).
  • В определенный день утром – оплатить налоги!  (ставки по комиссии в банке ниже)

Думаете все? Ничего подобного!

  • Проверить, прошли ли платежи, есть ли возвраты.
  • Если все в порядке, то распечатать и убрать в файл документы.
  • Если в процессе проекта выяснились изменения (по расчетам налогов, реквизитам налоговых органов и т.д.), то внести эту информацию в свои инструкции и памятки. В этот раз, к примеру, выяснилось, что мой Банк изменил свой сайт. Пришлось вносить корректировки в соответствующую памятку….

Не сильно загрузила с налоговой темой? На тему финансов и налогов у многих могут возникнуть дискомфортные чувства… Деньги в некоторых своих проявлениях вызывают сопротивление и становятся «больным вопросом»…

Перейдем от «больной» темы к более интересной и увлекательной? О чем это я? Конечно, о практике самокоучинга!

Планирование с использованием проектного подхода

Переходим к самокоучинговой практике!

Для многих из нас непривычно думать в деталях о предстоящих делах! Не у всех есть опыт управления проектами. А еще гораздо интереснее думать «глобально». Что до конкретики… Она кажется скучной и какой-то мелочной.

Вот тут и кроется подвох! В результате такого подхода к планированию у нас и появляются кучи незавершенных дел.

Если развить в себе навык быстрого «опознания дела-слона», а потом деления его на под-задачи, то Ваша результативность просто взлетит!  Готовы поэкспериментировать с проектным подходом к планированию?

Упражнение:

планирование - упражнение1 Возьмите лист бумаги и ручку

2. Выберите любую задачу из своего списка дел и запишите ее.

Можете написать: проект «Позвонить маме» или что там у вас? Написать отчет? Поменять работу? Изменить свою жизнь к лучшему? Но я все же рекомендую для упражнения взять что-то помельче. Лучше всего подойдет какое-то дело, которое давно откладываете.

3. А теперь составляем список всего того, что по этому проекту нужно сделать.

И здесь ключевое слово: ВСЕГО! На этом этапе мы просто составляем общий список. Не нужно думать о последовательности действий. Приступаем к мозговому штурму, в котором есть ответы на следующие вопросы:

  • о чем подумать
  • что подготовить/найти
  • с кем встретиться/поговорить, кому позвонить или написать
  • с чем определиться/принять решение
  • что конкретно сделать по шагам

4. Вот и пришло время определиться с последовательностью действий.

Каков первый шаг? Каков следующий? И далее по списку. Не заморачивайтесь сейчас с датами. Не время. Просто пронумеруйте все дела из списка.

Все. Можно выдохнуть. Посмотрите на название своего проекта и пронумерованный список дел. Как себя чувствуете при этом? Правда легче дышится? Другое планирование, правда?

план выполненА знаете, что самое интересное? Теперь, когда у Вас появилась конкретная и детальная «картинка» всего объема работы, Ваш мозг превратится в настоящего помощника. Он будет так благодарен за эту конкретику, что начнет «подпинывать» Вас, заставлять выполнить проект. В результате, этот «пункт» плавно перейдет из списка незавершенок в список под названием «СДЕЛАНО». Хотите? Тогда сделайте это упражнение для себя. Просто сделайте.

Поделитесь результатами упражнения в комментариях. Возникли вопросы — пишите, я на связи.

Да, и еще… Вам этот пост показался интересным? Может кому-то из Вашего окружения он тоже окажется важным? Делитесь! Ведь поделиться — это проявить заботу. Просто используйте кнопки соц. сетей и получайте благодарности от друзей 🙂

 

Остаемся на связи!

Гульнара Эмирали

 

 

3 комментарии