cтудия Гульнары Эмирали

Секреты о Чек-Листах

Давно грозилась написать этот пост… Время пришло!

Думаю, Вы согласитесь, что чек-листы призваны помогать нам повышать нашу результативность. При этом, в некоторых комментариях на мой предыдущий пост по этой теме народ упоминал о дискомфорте от «давления» со стороны списков дел. Да, когда-то я тоже страдала от ощущения, что стала рабой своих списков…
Но мы ведь с Вами понимаем, что дело не в списках! Дело только в том, как мы с ними работаем и как мы к ним относимся.
В этой статье я готова поделиться своими секретами их использования.
Чек-листы мне помогают:
  • упорядочивать мысли с голове
  • структурировать дела по категориям
  • планировать свою нагрузку на год, квартал, месяц, неделю, день
  • концентрироваться на приоритетах
  • очень быстро ориентироваться в изменившихся условиях и рационально использовать высвободившееся по каким-либо причинам время
Что же? Перейдем к секретам?
Секрет №1: Я люблю чек-листы!
А то, что люблю, что мне нравится – на это я нахожу время. Поэтому, в моем арсенале огромное количество разнообразных форм, форматов списков под разные цели. И в зависимости от задач, проектов, даже настроения – я использую разные.
Расскажу об одной форме, наиболее часто используемой. Те из Вас, кто принимал участие в моих тренингах по тайм-менеджменту или личной эффективности слышали о ней. Я обнаружила ее на сайте Глеба Архангельского и использую для планирования дел на неделю. Эта форма на одном листе А4 включает в себя три простых раздела:
  1. Регулярные дела
  2. Жесткие дела
  3. Мягкие дела
Регулярные: это таблица из списка обязательных к исполнению ежедневных дел и рядом колонки с днями недели. Великолепный инструмент с точки зрения само-контроля! Я уже где-то писала, что порой, увлекшись делами, забываю даже поесть, что не есть хорошо. Что уж говорить про прием витаминов!
Этот список ежедневных дел состоит из 7-9 пунктов. Сюда включено все то, что я обязательно делаю каждый день.
При этом, содержание списка в моей таблице часто меняется. Сие зависит от того, над чем работаю. Был период, когда вводила в привычку ежедневные занятия йогой, потом организовала для себя проект по «разгребу завалов в компе», потом был проект по расчистке от кучи рассылок в почте и структурировании всей информации. Когда работала в офисе, то был такой пункт, как ежедневная сверка планов с персоналом. Когда такой вот листочек (один!) находится всегда в поле зрения – мне проще саму себя контролировать и структурировать.
Жестких дел обычно немного. Во всяком случае у меня. Здесь фиксируются дата и время встреч с другими людьми. Сюда же относятся и запланированные на определенное время звонки по телефону, созвоны с клиентами в скайпе. Максимум 10 пунктов в неделю.
А вот третий раздел — мягкие дела — у меня занимает почти 2/3 страницы. Мягкими они  называются потому, что определение времени для их реализации полностью контролируется мной. Жесткой привязки ко времени у них нет: я сама определяю, когда какой пункт из этого списка будет выполнен.
В конце каждой недели я начинаю набрасывать мелким почерком в несколько колонок все то, что имеет смысл сделать на неделе последующей. У меня помещается от 50 до 90 пунктов. Я их в этом списке не структурирую, не систематизирую: здесь есть и личные, и профессиональные задачи. Этот список становится основой для ежедневного планирования – моих ежедневных to-do lists.
У этого списка есть еще одна функция: если что-то в течение дня пошло не так – отменилась встреча, к примеру, и появился зазор по времени – мне хватает нескольких секунд для того, чтобы принять решение о том, чем займусь в освободившийся период времени.
Секрет №2: Чек-листы служат мне, а не я им.
Да, списки дел – наши помощники, а не хозяева! Поэтому, напоминалки использую лишь в крайних случаях. Только в отношении жестких дел. Сам факт записывания, а потом последовательного выделения маркером того, что уже сделала, является отличным организующим меня инструментом. Поэтому, доканывать себя еще и какими-то звуковыми уведомлениями из оутлука или каких-либо других программ не собираюсь. Наверное, по большей части это происходит из-за трех причин:
  1. «личную неприязнь испытываю» к любым формам внешнего контроля
  2. для меня утверждение о том, что время – это ограниченный ресурс, является непродуктивным стереотипом, нагнетающим стресс и приводящим к снижению работоспособности
  3. научилась доверять себе и быть гибкой в плане выбора задач и определения нагрузки на день
Я очень хорошо помню ситуацию, когда ближе к обеду почему-то решила переиграть все планы на день и все-таки поехать в налоговую. Нужно было решить там кое-какие вопросы с тех.поддержкой. На самом деле, я планировала этим заняться в другой день и даже примерно рассчитала время, которое затрачу на эту задачу. Что же произошло в результате изменения планов?
Я доехала в разы быстрее – почему-то на всех перекрестках мне горел зеленый свет. Пробок нигде не наблюдалось, что тоже оказалось приятной неожиданностью. Самое удивительное, что мне удалось все разрулить очень быстро, буквально за считанные минуты, т.к. я оказалась единственной в очереди на момент приезда! После моего прихода, собралась куча людей с вопросами, а технарь, решив вопрос со мной, остальных спокойно «отфутболил», закрыл дверь на ключ и ушел реагировать на запрос начальства. Я же потратила на эту задачу в несколько раз меньше времени, чем изначально планировала.
Секрет №3: Максимальное время планирования — 60%!
Кажется, это правило из того же Глеба Архангельского.
Я всегда оставляю резервное время в течение дня. Так было и тогда, когда работала в офисе, и сейчас, когда, по факту, я фрилансер.
Секрет №4: Я использую чек-листы для анализа своей эффективности. 
У Вас бывает такое, что какое-то дело плавно переходит из списка в список? У меня такое иногда случается. Об одном таком деле я написала в посте «Когда Само-Коучинг не поможет?». Сейчас просто зафиксирую основную идею этого секрета. Как только «откладывающаяся» задачка появляется в to-do list, для меня это сигнал, что нужно что-то пересмотреть. По поводу любой задачи можно принять три простых решения:
  1. определиться, когда она будет выполнена (дата, время)
  2. определиться, когда к ней возвращаемся и вносим в список дел (бывают ситуацию, когда вопрос не горит, либо его решение зависит от каких-то других факторов, людей, которых, к примеру, сейчас просто нет в городе)
  3. вычеркнуть этот пункт из списка!
Если, приняв решение согласно пункту 1, я продолжаю чувствовать сопротивление, то сажусь и делаю сессию на отработку сопротивления по этому вопросу, используя Седона Метод. Кстати, тот пример со спонтанной поездкой в налоговую, произошел через пару дней после проработки вопроса. Я ведь порой еще сопротивляюсь своим походам в гос.учреждения 🙂
Наверное, есть что-то еще, что использую уже просто на автомате. Но в целом,  основные моменты осветила.
С какими из моих секретов-правил Вы согласны, а какие вызывают вопросы, сомнения? Каковы Ваши секреты планирования?
Делитесь, задавайте вопросы. Я на связи.

19 комментарии